Возможности Terrasoft XRM Professional Services

Раздел предназначен для планирования и контроля выполнения проектов компании в разрезе трудозатрат и финансов. Каждый проект может иметь многоуровневую структуру и состоять из стадий, работ, задач. Расчет себестоимости и сметной стоимости выполняется автоматически с учетом используемых трудозатрат, ресурсов, продуктов.

Наглядно вести календарное планирование текущих проектов компании можно с помощью Диаграммы Гантта. Механизмы дополнительных скриптовых проверок позволяют сформировать оптимальный план проекта и обеспечить его оперативный контроль.

Предоставлена возможность автоматического формирования счета по проекту, в зависимости от условий оплаты и объема фактических трудозатрат. Учет отклонений фактических трудозатрат от плановых значений, фиксация причин отклонения по каждой роли и по каждому сотруднику позволят значительно ускорить выполнение работ по проекту.

Полноценная система управления базой договоров. Все виды договоров (договоры с клиентами, партнерами, контракты и пр.) будут надежно храниться в Terrasoft XRM Professional Services. В системе хранится электронная карточка договора и генерируется печатная форма по заданным шаблонам.

Продуктивность работы с договорами обеспечена высокой скоростью поиска нужного документа, простотой внесения изменений, возможностью учета взаимосвязей со счетами, спецификациями и другими документами. Контроль соблюдения условий поставлен на новый уровень.

При помощи этого раздела Вы можете организовать работу со счетами. Регистрируйте все выставляемые клиентам счета, визируйте их, используя механизм электронных подписей. Terrasoft XRM Professional Services позволяет автоматически формировать список услуг, включенных в счет, на основании информации по работам, оплачиваемым клиентом. Механизмы Terrasoft XRM Professional Services позволяют контролировать оплаты по счетам, учитывать расходные операции, компенсируемые клиентом.

У Вас есть возможность прямо в Terrasoft XRM Professional Services подготовить печатную форму счета для последующей отправки клиенту по факсу либо e-mail. Кроме того, Вы можете быстро сформировать расшифровку по интересующему Вас счету, отобразив полный перечень работ, включенных в счет, с указанием затраченных часов и стоимости каждой работы.

Средство автоматизации документооборота. Регистрируйте в Terrasoft XRM Professional Services любые виды документов, циркулирующие в Вашей компании: спецификации, акты выполненных работ и многое другое. Нет необходимости вручную дублировать одинаковую информацию в связанных с документом счетах или договорах, система предоставляет удобный инструментарий для быстрого создания цепочек документов.

Вы можете управлять списком продуктов, включенных в документ, и визировать документы. Благодаря возможности удобно структурировать документы в системе и прикреплять к ним файлы, Вы без труда найдете текст срочно понадобившегося Вам документа.

Электронное хранилище внутренней документации, содержащий в идеальном порядке самые востребованные шаблоны, маркетинговые, коммерческие и технические документы. Предоставляет моментальный доступ ко всем важным для Вашего бизнеса материалам. Кроме того, здесь Вы можете регистрировать различные печатные издания, необходимые Вашим сотрудникам в работе, с указанием реквизитов издательского пакета (ББК, УДК, ISBN). По каждому изданию, выдаваемому во временное пользование, Вы сможете отслеживать историю использования (кто взял, когда, когда планирует вернуть).

Централизованная база информации о Ваших услугах. Вы можете вести различные прайс-листы, учитывать скидки и специальные цены на услуги.

Каждая услуга может быть закреплена сразу за несколькими направлениями деятельности компании, а также содержать коэффициент наценки, который будет применен на ставку при выставлении счета клиенту. Например, дорога биллингуется с половинной ставкой, а внеурочное время – с двойной.

При помощи встроенных инструментов раздела можно задать матрицу Cross/Up Sales и продуктово-сегментную матрицу для последующего использования при формировании предложений.

Гибкая система учета финансовых транзакций, инструмент управленческого учета. Сведения о текущем финансовом балансе компании доступны в любой момент. Управляйте финансами, используя два основных метода учета – CF и P&L. Вы можете фиксировать поступления на расчетный счет от клиентов, выплаты заработной платы, командировочные расходы, любые другие финансовые операции, связывая их с выполняемыми проектами. У Вас есть возможность учитывать суммы, компенсируемые клиентами, и включать их в счета. Все транзакции ведутся в разрезе статей учета и центров финансовой ответственности.

В Вашем распоряжении все инструменты для создания отчетов по финансовым операциям в любых временных рамках с учетом особенностей управленческого учета Вашей компании.

Единый реестр всех компаний, с которыми Вы взаимодействуете. У Вас есть возможность регистрировать подробные сведения о Ваших клиентах, партнерах, конкурентах и пр.

Система Terrasoft XRM Professional Services обеспечит Вам удобный поиск всех зафиксированных в ней данных: Вы быстро найдете координаты интересующей компании, данные об отрасли, к которой она принадлежит, структуре компании, банковских реквизитах, сведения о взаиморасчетах, включая подробную информацию о расходах и трудозатратах по проектам, и другую важную информацию. Вся история встреч, переписки, проектов, оказанных услуг и документов будет всегда у Вас под рукой. У Вас есть возможность контролировать задолженность клиентов по проектам.

Вы можете разграничить доступ пользователей к различной информации о контрагентах. Чтобы быстро найти информацию о компании в интернет, Вам не нужно прибегать к помощи браузера - это можно сделать прямо из системы.

Используя инструменты Terrasoft XRM Professional Services для сегментации, Вы сможете управлять жизненным циклом клиентов, выделять целевые группы, формировать нужные Вам выборки для дальнейшей персонификации отношений с каждой отобранной группой. Как результат, Вы легко добьетесь высокого уровня лояльности Ваших клиентов.

Среда управления единой базой контактных лиц Ваших контрагентов, а также Ваших частных клиентов. Terrasoft XRM Professional Services предоставляет полный набор инструментов для быстрой и комфортной работы с большими массивами данных. Представьте себе поиск информации о человеке в адресной книге города-мегаполиса, длящийся меньше секунды!

Вы никогда не пропустите ни одно важное знаменательное событие в жизни Ваших контактов, благодаря механизму напоминаний Terrasoft XRM Professional Services. Укажите в системе часовой пояс контакта, и Вы не попадете впросак, совершая звонок или назначая время встречи. Мониторинг взаимосвязей между компаниями и контактами (семьи, сотрудники корпоративных клиентов и т.д.) позволит Вам наиболее эффективно воздействовать на своих клиентов.

Единая база сведений о специалистах, работающих (либо работавших) в Вашей компании. Здесь Вы можете хранить всю необходимую персональную информацию о сотруднике, включая дату рождения, паспортные данные, должность, дату приема на работу либо увольнения. В Вашем распоряжении инструменты для настройки графика работы каждого сотрудника, а также для ведения информации о заработной плате. Кроме того, здесь Вы можете хранить данные о внешних ставках сотрудников в проектах. Инструментарий раздела позволяет автоматически формировать табели учета рабочего времени по сотрудникам.

Комфорт знакомой среды MS Outlook будет сопровождать Вашу работу с электронными сообщениями. Вам не придется искать контактную информацию в кипе писем и контактов, поскольку все сообщения автоматически прикрепляются к объектам Вашей клиентской базы. Вы имеете доступ ко всей истории переписки с каждым человеком - просто загляните на деталь [E-mail] нужного контакта.

Инструмент успешного менеджера для планирования и управления собственным расписанием и задачами своих коллег. Синхронизирует все задачи Вашей команды в едином информационном пространстве, позволяя работать с расписанием нескольких сотрудников одновременно, учитывать разницу часовых поясов. Благодаря механизму повторяющихся задач, Вы можете быстро создавать серии задач на определенный период времени с заданным интервалом повторений.

Функциональность модуля обеспечивает Вас удобными и эффективными средствами контроля выполнения поручений и учета стоимости каждой работы. Пользователь может удобно управлять таймерами по всем своим проектам/стадиям/работам при помощи единого окна. При остановке таймера система автоматически создает задачу. Вы можете получать расчет фактического времени выполнения задачи с учетом графика работы ответственного. В Вашем распоряжении механизм автоматического вычисления стоимости задачи с учетом тарифов проекта. Кроме того, Terrasoft XRM Professional Services отслеживает задачи, требующие выставления счетов, и предоставляет инструменты для быстрого создания нового счета.

И, наконец, задачи в Terrasoft XRM Professional Services могут генерироваться автоматически на основании созданных в системе бизнес-процессов. А значит, Вы сможете эффективно работать, используя принятые в Вашей компании регламенты работы с клиентами.

Универсальная среда управления планами. Возможность составлять планы по любым показателям в различных срезах, например, планировать доход по продажам в разрезе менеджеров, стран, продуктовых направлений и т.д.

Пользователь может самостоятельно настраивать логику построения плана на заданный период времени, вводить значения плана, фиксировать выбранные записи, задавать вероятность выполнения плана. Расчет фактических показателей на основе хранящейся в системе информации дает возможность оперативно отслеживать соотношения плановых и фактических значений, а также анализировать изменения показателей в динамике. Все подсчеты автоматизированы.

Это один из наиболее мощных инструментов управления продажами, который обеспечивает возможность графического отображения продвижения сделок по этапам цикла продаж. Позволяет контролировать показатели работы менеджеров, сравнивая их с плановыми значениями. Вы сможете анализировать успешность продаж в разрезе менеджеров и подразделений, а также более точно прогнозировать количество и объем будущих сделок.

Использование воронки продаж выявляет наиболее проблемные зоны в цикле продаж и переводит управление продажами на качественно новый уровень.

С того момента, как клиент заинтересовался сотрудничеством с Вами, следите за развитием Ваших взаимоотношений при помощи этого модуля. Управляйте сделками на всех этапах работы с клиентами, оптимизируя ресурсы.

Для эффективного формирования предложений Вы можете использовать матрицу кросс-продаж и продуктово-сегментную матрицу.

Возможности SWOT-анализа и анализа действий конкурентов позволят принимать взвешенные решения по тактике работы с каждым клиентом.

Контролируйте фактическое выполнение планов и храните сопроводительную документацию. Набор наглядных отчетов можно пополнить необходимыми шаблонами, отображающими специфику Вашего бизнеса, поскольку все инструменты создания отчетных форм уже присутствуют в системе.

Инструмент для автоматизации электронных рассылок. Единожды подготовив в системе шаблон электронного письма, Вы сможете многократно использовать его для массовых e-mail рассылок. У Вас есть возможность в качестве получателей письма указывать как отдельные компании или контактные лица, так и их группы.

Средство управления маркетинговыми активностями компании. Автоматизирован весь комплекс шагов по организации воздействия, начиная от планирования бюджета, выбора целевой аудитории и заканчивая анализом эффективности маркетингового проекта. Отчеты позволят Вам увидеть наглядную картину по возврату инвестиций (ROI) и спланировать следующие воздействия с учетом всех факторов, влияющих на успех будущих мероприятий.

С помощью этого раздела Вы можете проводить маркетинговые опросы любой сложности. Быстрое создание анкеты и оперативный доступ к ответам каждого респондента обеспечивают все возможности для качественного анализа информации. Отчеты позволят представить результаты исследования в удобной и доступной для восприятия форме.

Вы, как никто другой, знаете свой бизнес и все процессы, происходящие в нем. Применение такого инструмента, как бизнес-процессы, обеспечит сотрудникам возможность использовать лучший опыт Вашей компании. Описав диаграммы бизнес-процессов Вашей компании в модуле управления процессами, Вы автоматизируете цепочки операций, выполняемые пользователями. Таким образом, Вы минимизируете влияние человеческого фактора и сформируете эффективные регламенты работы для всех подразделений организации. Например, действуя, согласно прописанному бизнес-процессу при регистрации заявки клиента на услуги компании система автоматически ставит задачу менеджеру по продажам связаться с клиентом. По информации, внесенной по результатам переговоров, система определяет дальнейшие действия при работе с клиентом (направить счет, подготовить коммерческое предложение, повторить звонок).

Эталонные процессы представляют собой модели эффективных бизнес-процессов в сфере управления сделками и проектами и предназначены для быстрого старта работы компании в системе.

В модуль «Процессы» Terrasoft XRM Professional Services включены следующие референтные бизнес-процессы:

• Продажи
• Старт проекта
• Биллинг
• Закрытие проекта

Модели процессов разработаны с применением лучших практик ведения бизнеса и направлены на максимально эффективное решение бизнес-задач компаний, занимающихся предоставлением услуг.

Панель итогов на одном экране отображает наиболее важную и полезную для Вас информацию. Настроив структуру раздела в соответствии с Вашими индивидуальными потребностями с помощью конструктора [Настройка итогов], Вы сможете всегда иметь под рукой данные разделов системы, визуальные диаграммы или web-сайты, которые интересуют Вас больше всего. Раздел [Итоги] сведет к минимуму Ваши временные затраты на поиск ключевой информации в системе.

В этом разделе сконцентрированы инструменты управления отчетами в Terrasoft XRM Professional Services. Стандартные отчеты системы дают возможность анализировать и контролировать все типичные задачи Вашего бизнеса. Например, Вы можете получать информацию о финансовых результатах по проектам или проанализировать данные о загрузке сотрудников в разрезе дня, недели или месяца.

Встроенный построитель отчетов позволит Вам создавать печатные формы документов и аналитические формы, отвечающие специфическим задачам Вашего бизнеса. Вы можете формировать необходимые Вам отчеты в форматах MS Word, MS Excel и Fast Report.

Это среда построения различных диаграмм, создаваемых на основе хранящейся в системе информации. С помощью графиков Вы сможете отслеживать статистику по любым интересующим Вас количественным показателям. Единожды настроив расположение, вид диаграммы и указав исходные данные для ее построения, Вы сможете оперативно получать наглядную картину изменения интересующих Вас параметров и выполнять сравнительный анализ полученных результатов.

Мощное средство аналитической обработки данных. Позволит буквально за несколько минут получить срез по нескольким параметрам сразу и представить результаты в удобном для анализа виде. Вы получите наглядные бизнес-отчеты и сможете принять обоснованные решения в части усовершенствования процесса управления финансами компании, контроля эффективности маркетинговых мероприятий и пр.

Конструктор пользовательских запросов. Для того чтобы создать простой запрос к базе данных, не нужно прибегать к помощи разработчика. Интерфейс построителя запросов поможет Вам легко и быстро создавать запросы в соответствии с Вашими собственными потребностями. Если Вам нужен новый отчет в формате MS Word или MS Excel, или же Вы хотите отобразить в системе новый график, создайте запрос на выборку необходимой информации из базы данных, а затем переходите к построению на его основе нужного отчета или графика. Кроме того, без запросов не обойтись при построении нового вида планирования, создании шаблона e-mail сообщения. Если же к выборке данных, полученной в результате выполнения запроса, Вы будете обращаться часто, отобразите ее в разделе [Итоги].

В этом разделе хранится полная история операций с записями системы. В любой момент Вы сможете проанализировать произведенные в системе изменения. Вы всегда будете в курсе того, какие действия выполнялись с интересующими Вас записями, кто и когда выполнял эти действия, как при этом изменялись значения интересующих Вас полей. Безопасность системы у Вас под контролем.

Удобный инструмент для создания единой информационной среды Вашей компании.

Если до внедрения Terrasoft XRM Professional Services Ваша компания хранила всю необходимую для работы информацию в файлах MS Excel, или у Вас возникла потребность синхронизировать данные Terrasoft XRM Professional Services и 1С, воспользуйтесь разделом [Интеграции]. Функциональность этого раздела обеспечит Вам простой и быстрый импорт либо экспорт всех необходимых данных. Вы можете импортировать данные как для заполнения справочников, так и для заполнения целых разделов системы.

Этот раздел дает возможность администратору системы регистрировать пользователей, объединять пользователей в группы, а также выполнять настройку прав доступа к объектам системы как для групп пользователей, так и для отдельных пользователей.

Утилита, которая является эффективным инструментом организации обмена между удаленными базами данных Terrasoft XRM Professional Services. Если рабочие места пользователей системы территориально удалены друг от друга, или же работа сотрудников Вашей компании сопряжена с поездками, механизм репликации обеспечит оперативный обмен данными между удаленными точками. Вы сможете синхронизировать информацию, накопленную в базах данных различных точек, участвующих в репликации. В результате, каждый удаленный пользователь системы будет в курсе всех изменений.