«Агростроительный альянс “АСТРА”» — один из крупнейших поставщиков и сервисных операторов сельскохозяйственной техники в Украине. В поисках новых путей своего развития компания инициировала проект по внедрению CRM-системы Creatio, который затрагивал весь путь взаимодействия с клиентами — от привлечения до повторных продаж и постобслуживания. На первом этапе проекта компания автоматизировала процессы продаж и поделилась своим опытом диджитализации процессов.

О компании

Компания «Агростроительный альянс “АСТРА”» — один из крупнейших поставщиков и сервисных операторов сельскохозяйственной техники в Украине, который присутствует на рынке уже более 20 лет. «АСТРА» специализируется на продаже новой и бывшей в использовании сельскохозяйственной техники, гарантийном сервисе и послегарантийном обслуживании оборудования, а также продаже запасных частей и комплектующих.

Предпосылки проекта

«АСТРА» является одним из лидеров рынка: ассортимент компании насчитывает десятки брендов и сотни наименований продукции, а в числе клиентов — крупные землевладельцы, хозяйства, сельскохозяйственные компании по всей стране. В компании не было инструмента, который позволил бы централизованно управлять таким массивом информации — менеджеры и руководители использовали 1С, Excel и личные записи, что усложняло стратегическое планирование продаж, контроль и анализ работы отдела.

Компании требовался инструмент, с помощью которого можно было:

• оптимизировать сбор данных о хозяйствах;
• объединить всю информацию в единой информационной среде и обеспечить оперативный доступ к ней;
• категоризировать и сегментировать хозяйства, исходя из их потенциала;
• повысить эффективность работы менеджеров и согласованность их действий благодаря процессному подходу;
• создать прозрачный и системный подход к управлению процессами, чтобы в итоге увеличить долю продаж сельскохозяйственной техники на 20%. .

«АСТРА» провела тендер, по результатам которого инструментом для реализации проекта стала платформа Creatio, а компанией-интегратором — Sales'Up, партнер Terrasoft Ukraine. На выбор повлияли low-code инструменты Creatio, которые позволяют пользователям самостоятельно поддерживать систему и вносить требуемые изменения, а также возможность масштабировать решение и автоматизировать разные участки работ. Кроме того, в «АСТРА» отметили, что немаловажную роль сыграла отраслевая экспертиза интегратора.

Роман Ковальчук Директор по развитию «Агростроительный альянс “АСТРА”»

Мы довольно долго и тщательно выбирали CRM-систему и интегратора: в течение полугода изучали разные предложения и общались напрямую с теми игроками рынка, кто уже реализовал подобные проекты в нашей отрасли. В результате мы пришли к выводу, что Creatio обладает наиболее подходящей для нас функциональностью. Также нас подкупило то, что интегратор Sales’Up говорил с нами “на одном языке” и предложил наиболее подходящее решение наших задач

Ход реализации проекта

Создание единой информационной среды и управление клиентской базой В рамках проекта была выполнена интеграция с 1С, что позволило объединить на единой платформе информацию о клиентах, заказах, продукции компании, прайс-листы (включая курсы валют), графики отгрузок и оплат, дебиторскую задолженность. Также информацию в систему заносят региональные представители, которые получают ее во время визита.

Такой подход обеспечивает актуальность данных и быстрый доступ к ним — например, ранее менеджерам приходилось звонить в центральный офис, чтобы получить корректные данные. Более того, консолидация данных удобна не только для их хранения, но и обработки. Благодаря скоринговой модели все контрагенты сегментируются в зависимости от того, в каких продуктах и услугах они заинтересованы (специальная техника, комплектующие, дополнительное оборудование и т.д.).

Автоматизация визитной деятельности Продукт Field Sales for Creatio позволяет автоматизировать визит регионального представителя — от постановки задачи сотруднику до проведения презентации и фиксации результатов встречи. Например, с помощью продукта представители выполняют чек-ин и чек-аут на месте, вносят информацию о клиенте, формируют коммерческие предложения. Более того, у них есть мгновенный доступ ко всей необходимой для визита информации: скриптов, презентаций, описанию продукции и т.д.

Роман Ковальчук Директор по развитию «Агростроительный альянс “АСТРА”»

Перед внедрением системы было опасение, что команде будет непросто адаптироваться к новым условиям работы. Сейчас Creatio используется всеми сотрудниками отдела продаж, и мы видим, что сложностей с работой нет, менеджеры практически сразу втянулись в работу в CRM-системе

Усовершенствование планирования Из-за большого ассортимента и широкой географии присутствия «АСТРА» нуждалась в функциональности для планирования продаж в разных разрезах. Сейчас на платформе Creatio такая возможность реализована: компания формирует планы по региону, бренду, менеджеру, клиенту, может сформировать планы по первым и повторным продажам и многое другое.

Менеджеры могут отслеживать выполнение плана сразу в мобильной версии платформы. В системе можно отслеживать фактические продажи, текущий процент начисления согласно матрице бонусов, требующийся объем продаж для перехода на следующий уровень и другие показатели.

Контроль и анализ работы департамента продаж Одним из ключевых запросов компании на старте проекта было обеспечить оперативный доступ к аналитике, а также настроить быстрое формирование отчетов. В системе настроены стандартные отчеты и указаны KPIs, которые формируются автоматически благодаря созданию единой информационной среды. Это не только упростило контроль за показателями всех сотрудников отдела и повысило самомотивацию, но и ускорило принятие управленческих решений. 

Контроль и планирование демо-туров Из-за трудоемкого процесса планирования затрат по демо-турам и непонимания их эффективности была необходимость в автоматизации этого процесса. Сейчас на платформе Creatio реализована возможность управление бюджетом, планирования и отслеживания затрат с возможностью релокации, удобное построение маршрута и подбор клиентов для демонстраций с автоматическим расчетом всех показателей. Автоматизация этого процесса позволила сделать его более понятным и управляемым, а также в полной мере контролировать его эффективность для дальнейшей оптимизации.

Планы по развитию системы

Сейчас к запуску готовится еще один процесс — управление мотивацией сотрудников. Подсчет бонусов был очень трудоемким, занимал до месяца, а в самом процессе были задействованы 4-5 отделов. При этом сотрудники не понимали, на какой уровень бонуса они могут рассчитывать в середине сезона.

Благодаря инструменту Планирование компания и сотрудники смогут в режиме реального времени отслеживать выполнение плана продаж и оперативно реагировать на все изменения. Информация о выполнении плана и бонусах будет доступна каждому сотруднику в мобильном приложении в любой удобный момент.

Еще одним этапом проекта станет оптимизация сервисного отдела, в рамках которого будет автоматизирован процесс обработки обращений от клиентов, а также адаптировано мобильное приложение для работы сервисных инженеров — с автоматическим биллингом трудозатрат, списания материалов, подготовкой всех необходимых документов (акта ввода в эксплуатацию, приема-передачи и т.д.), план-графиком загрузки сервисных инженеров с распределением их по skill-группам.

Александр Андроник СЕО Sales'Up

Компании украинского агросектора активно ищут пути развития и роста бизнеса — автоматизация однозначно является одним из таких решений, что мы и видим на примере компании “АСТРА”. Мы рады, что наша экспертиза в реализации проектов для агрокомпаний помогает клиенту делать работу внутри качественней и легче, и покорять новые вершины на рынке